Nimmt nur auf, wenn der Nutzer zustimmt. Wertet nichts aus.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind. Meeting-Transkription mit Spracherkennung fällt nach herrschender Auffassung darunter, bei jedem Werkzeug. Der Unterschied liegt darin, was das Werkzeug kann.

• Keine Verwaltungsansicht, kein Konto. Nur der Nutzer sieht, was aufgenommen wurde.
• Kein zentraler Speicher. Die Dateien liegen im Dokumente-Ordner des Nutzers.
• Keine Auswertung: keine Redeanteile, keine Stimmung, keine Schlagworthäufigkeit. Das Transkript ist Text mit Zeitstempeln.
• Keine Aufnahme ohne Nachfrage. Bleibt sie 20 Sekunden unbeantwortet, nimmt Onsite nicht auf. Automatische Aufnahme ist ein Schalter, den nur der Nutzer umlegt. Bis zur Antwort hält Onsite den Anfang des Gesprächs höchstens drei Minuten im Arbeitsspeicher und speichert ihn nur bei Ja.
• Kein Bot im Gespräch.
• Eine erkannte Aufnahme ohne echtes Gespräch verschiebt Onsite nach der Transkription in „Zuletzt verworfen“ und löscht sie nach sieben Tagen. Der Nutzer sieht das und kann es rückgängig machen.
• Löschen kann nur der Nutzer, oder Onsite nach der eingestellten Frist: Audio nach der Transkription oder nach 30 Tagen, Transkripte und Diktate nach einer festen Zahl von Tagen.

Üblich sind Zweck, Kreis der Aufnehmenden, Aufbewahrung, Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle und der Umgang mit Transkripten Dritter. Ein Formulierungsvorschlag, keine Rechtsberatung:

§ x Meeting-Transkription
(1) Die Software Onsite dient ausschließlich der Dokumentation von Besprechungen durch die
    teilnehmenden Beschäftigten. Aufnahmen werden nur nach ausdrücklicher Bestätigung durch den
    Beschäftigten gestartet.
(2) Die Software speichert Aufnahmen und Transkripte ausschließlich lokal auf dem Endgerät des
    Beschäftigten. Eine zentrale Speicherung, ein Zugriff des Arbeitgebers oder Dritter sowie
    eine Auswertung zu Zwecken der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle finden nicht statt und
    sind technisch nicht vorgesehen.
(3) Audioaufnahmen werden [nach Erstellung des Transkripts | nach 30 Tagen] gelöscht.
(4) Beschäftigte informieren Gesprächsteilnehmer vor Beginn der Aufnahme und holen deren
    Zustimmung ein.

Ist „Anfang erkannter Anrufe behalten“ eingeschaltet, beginnt die gespeicherte Aufnahme bis zu drei Minuten vor der Bestätigung. Nehmen Sie das in Absatz 1 auf, oder vereinbaren Sie, dass die Einstellung ausgeschaltet bleibt.

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