Kein Auftragsverarbeiter, kein AVV.

Einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie mit einem Unternehmen, das Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Onsite läuft auf dem Laptop Ihres Mitarbeiters, und der Hersteller erhält weder Audio noch Text noch Metadaten. Ohne Auftragsverarbeiter greift Art. 28 DSGVO nicht. Ihr Unternehmen bleibt alleiniger Verantwortlicher, und Ihre Regeln für Dokumente auf Firmenrechnern gelten unverändert.

• Eine Aufzeichnung ohne vorherige Zustimmung aller Beteiligten ist nach § 201 StGB strafbar. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Onsite speichert nichts ohne Ja, fragt vor jedem Meeting und erinnert beim ersten Start daran, dass die Gegenseite zustimmen muss.
• Ab Werk hält Onsite den Anfang eines erkannten Gesprächs bis zur Antwort im Arbeitsspeicher, höchstens drei Minuten, und macht ihn bei Ja zum Anfang der Aufnahme. Holen Sie die Zustimmung der Teilnehmer deshalb zu Beginn des Gesprächs ein, oder schalten Sie „Anfang erkannter Anrufe behalten“ in den Einstellungen aus. Die Einzelheiten stehen auf der Seite für die IT.
• Die Information nach Art. 13 DSGVO ist ein Satz zu Beginn des Gesprächs.
• Die Aufbewahrung legen Sie in den Einstellungen fest: Audio behalten, nach 30 Tagen oder nach der Transkription löschen; Transkripte und Diktate behalten oder nach einer festen Zahl von Tagen löschen. Das setzt die Löschfrist Ihres Löschkonzepts auf dem Rechner um.
• Der Zugriff folgt Ihren Berechtigungen für den Dokumente-Ordner. Liegt er in OneDrive, sagt Onsite das in den Einstellungen.

• Keine Übermittlung: die Seite für die IT beschreibt den Nachweis per Paketaufzeichnung.
• Keine Auswertung: keine Redeanteile, keine Stimmung, keine Statistik. Das ist auch die Grundlage für den Betriebsrat.
• Löschfristen gesetzt, Ordner nicht synchronisiert.
• Ob die Einstellung „Anfang erkannter Anrufe behalten“ zu Ihrer Einwilligungsregelung passt.
• Die Nutzer kennen die Einwilligungspflicht.

Verarbeitungstätigkeit: Transkription von Besprechungen mit der Software Onsite.
Zweck: Gesprächsdokumentation. Rechtsgrundlage: Einwilligung der Teilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Kategorien: Sprachaufnahme, Transkript, Zeitstempel. Empfänger: keine; die Verarbeitung erfolgt
ausschließlich lokal auf dem Endgerät des Nutzers, ohne Auftragsverarbeiter und ohne Drittlandübermittlung.
Löschfrist: Audio [30 Tage | nach Transkription]; Transkripte [nach N Tagen, in Onsite eingestellt | nach den Regeln für Geschäftsdokumente].

Diese Seite beschreibt, wie Onsite arbeitet. Sie ersetzt keine Rechtsberatung.